档案管理神器,你的档案管理软件可以与OA系统对接吗?

2021-04-07 17:04 七沐OA
一个好的档案管理软件,必不可少的一点是什么?作者认为,这是兼容的。
信息时代,企事业单位在运营过程中,各种系统的应用是必不可少的:办公自动化系统、合同管理系统、企业资源规划系统……这些系统就像六大学校的江湖,各自独立运营。档案中存储的知识内容就像各学校独立管辖的武术秘籍,很难整合共享,形成信息孤岛。
这种信息孤岛会带来很多问题,比如某企业的情况:国内某大型电力企业有150多家分支机构。公司有独立的办公自动化系统、合同管理系统、设备会计系统、文件管理系统等。完整的业务闭环往往需要涉及合同、客户数据、订单等模块。当系统相互独立时,会出现很多问题:信息需要重复输入,增加工作量;信息共享不便,增加沟通成本;信息不对称,影响业务推广效率..



那么,企事业组织如何解决这些痛点,整合利用各系统中独立存在的文件、档案和知识资源呢?下面我们就以会博通综合档案管理软件为例,通过OA系统与其它系统的对接,了解如何有效地整合档案管理软件。
步骤一:实时转帐,系统管理。
可与OA办公系统、ERP、钉钉、企业微信等开放界面,实现数据与信息的实时对接。各系统生成的合同、图纸、技术数据、产品数据、客户数据等文件,甚至记录有组织管理经验的批准痕迹,均可实时同步到博通系统,以便进一步管理。
第二部分:资源整合和知识管理。



各类文件及知识内容导入会博通后,通过会博通独有的文件编辑平台,可完成文件导入、编辑、归档等功能。通过这种方式,将原识内容,统一归档为文件。
同时,通过会博通的定制功能,机构可以自由设定档案管理的类别和属性,如:合同管理,人事管理,系统管理等,灵活适应管理工作的需要。
会博通综合文件管理软件就像各大系统门派之间的统一藏经阁,将各系统的知识内容集成到一个系统中,即实现了知识资源的标准化整合和存储,也便于后续查询和利用。
标准3:标准化知识搜索和应用。



基于以上两个步骤,实现了各系统知识内容的标准化归档与整合。当企业需要搜索或应用程序时,通过会博通的搜索平台,可以快速搜索与此同时,搜索结果可以根据操作者的功能权限自动处理,使得文件和知识资源的应用更加规范。
同时,会博通还提供了专门的文件转借功能。通过程序,可以根据批准权限,对所需文件进行借阅和归还。该系统还提供了用统计、归还提醒等功能,方便知识共享和管理。
文件管理软件与OA系统对接的企业案例。



一个在中国的大型跨国企业,内部配备了OA,PDM,ERP,财务管理等专业系统。但由于系统之间的独立性,积累的大量知识和信息内容难以实现共享与合作。通过多方对比,企业引入会博通,实现与OA系统的对接,集中管理文件、合同、资料、档案等所有知识内容。建立一个面向全国企业的职位搜索平台,使员工能够根据权限和工作需要进行搜索。从企业层面上讲,实现知识整合与共享,提高知识应用效率;
打结。



档案管理软件可以与办公自动化系统连接吗?笔者认为,一个好的档案管理软件应该具有很高的灵活性和兼容性,以适应实际工作中复杂多变的环境。使用博通综合档案管理软件,可以方便地实现办公自动化系统+档案管理、企业微信+档案管理、钉钉+档案管理等多种管理模式,从而打通知识资源从生成、管理到再利用的全链,促进知识资产的沉淀和增值。